1951年6月30日（星期六）下午，在东京美国远东海军司令部的办公室里，美国远东海军司令特纳·乔埃海军中将正与前海军司令部的首长薛曼将军闲谈。双方的话题一再涉及到朝鲜停战谈判问题。谈话间，乔埃的副官进来报告，说李奇微将军传见乔埃。
闻听传见，乔埃立即起身前往第一大厦晋见李奇微。李奇微直率而爽快，他开门见山地对乔埃说：“我要你做我停战谈判的高级代表。”
乔埃听后略显惊讶。他没想到此事会来得这样快，更没想到此项重任会落到自己头上。但乔埃还是以军人的方式接受了这项命令。他感谢李奇微对他的信任，并向李奇微表示：“保证必竭尽所能执行使命。”
此后九天，乔埃首要的任务便是认真理解和掌握美国在谈判中的基本立场和追求的目标。这就是：“停战是军事问题，需要一种军事的解决，与一般的和平条约不同。军事的现实情况，使作战双方寻求停止冲突的方案，而停战协议的条款必须反映出军事的现实情况。任何分开两敌对部队的非武装区，自需以双方的阵地为基础。除此之外，别无恰当的地点，如欲以人为的纬度线为依据，则更不能自圆其说了。我们并且要获得保证，一旦签订了停战协定之后，冲突就不再发生。”
“……我们要求获得保证，停战条款必须一一实现。这就须要组织一个军事视察团，在联合停战委员会之下工作，它可以到韩境任何一地方视察。”
“因为停战只是停止冲突而已，在停战时期也像在作战时期一样，我们首要的顾虑是我们的部队的安全问题。我们自应有防御阵地以策安全。当然同时愿意敌人也有他们的防御阵地。”
“最后，我们希望战俘问题能得到最好的解决。”
乔埃做的第二件事是遴选另外四位代表。乔埃推荐他的副参谋长奥尔林·勃克少将为谈判代表；另外，美国远东空军司令推荐他的副司令劳伦斯，克雷奇少将；第8集团军范佛里特推荐他的副参谋长享利·霍治少将和南朝鲜第1军军团长白善烨少将为代表。这些人选均经李奇微批准。同时，确定了美国空军上校安德鲁·肯尼、美国陆军上校詹姆斯·穆莱、南朝鲜军中校李树荣担任联络军官。
随后，乔埃还主持草拟了谈判议程，并商讨了会议间可能发生的种种问题等。当时，美方还是假定谈判将在元山的丹麦船上举行。所以，当乔埃在第一大厦进行会议准备的时候，另一方面，还拟调一支舰队准备集中元山，以供代表团的居留食宿等等。临时从统帅部及作战部门调来的官员，是乔埃谈判班子中的主要构成人员，他们正忙于将种种可能辩论的问题进行对策性研究。
美方在接到朝中方面建议以开城代替元山为谈判地点的消息后，李奇微便亲自主持召开会议，认为，开城地处三八线以南，实际为朝中方面所控制，因而无论在行动上，还是在宣传上，都对美方不利。但在韩国境内，可作为谈判的地点实在太少，开城既被认为无人地带，其位置也不致受到战争的严重影响，出入亦无多大困难，因而也是可以接受的。
会场地点既然由海上改为陆上，于是美方曾考虑到是否另派一位陆军将领充当首席代表。但由于李奇微对第8集团军所要应付的局面尚没有底数，不想削弱他战地司令的阵容，所以谈判代表一职仍由乔埃担任，不作变更。
10月9日，乔埃与李奇微同机飞往汉城。途中，乔埃拟定了分工合作计划：霍治主持非武装区问题；克雷奇负责停火及停战具体措施的意见；勃克处理有关战俘的事项。美方代表团的代表或工作人员如有意见和建议，先经过上述各小组组长后，再提交乔埃。
乔埃并决定，凡是美方在会议间提出的东西，必须最大限度的用事前准备或席间临时书写的书面文件；对所提出的论证或反驳必须经过慎重的思考；尤其重要的，从头至尾都要有记录。
李奇微与乔埃一行到达汉城后，又转乘直升飞机抵达汶山。美方代表团的营地坐落在一片苹果园中。作为一种待遇，乔埃的儿子、美第10军通信连中尉邓肯也被临时调到营地担任电话接线员。
乔埃住在用两顶篷布搭成的一个长方形的营帐中，里面放着一张可以折叠的桌子、两把椅子、一个洗脸架、一张挂着蚊帐的行军床。陆军一等兵钱德威奉命做乔埃的勤务员。
代表团的代表和工作人员，各人把住处安定之后，即聚集到一个作为会议室的营帐中，为第二天的会议做最后的准备。李奇微对代表团人员作完指示后，即赴汉城同新闻界见面。
由于谈判期间，乔埃仍需执行远东海军司令的职务，所以美方代表团中，海军人员居多，以协助乔埃两方面的工作。
一星期之后，代表团驻地的人员增加了三倍，其中，军官75人、士兵达300余人。
此间，从6月上旬开始，在中国、朝鲜、苏联三国政府协商谈判问题的过程中，朝中方面即从谈判方针、谈判人选及会议组织等各方面进行准备工作。6月底和7月初，毛泽东与金日成、彭德怀通过电商，就谈判人选及谈判的组织领导问题达成一致意见，并在关于停战谈判朝中方面所提建议问题的基本主张上也获得了一致。
7月8日上午9时，为安排正式谈判的筹备会议在开城召开。中朝方面出席的是张春山、柴成文、金一波、毕季龙、都宥浩“联合国军”方面出席的为美国空军上校安德鲁，肯尼、美国陆军上校詹姆斯·穆莱、南朝鲜军中校李树荣和朝文翻译恩德·伍德、中文翻译凯瑟·吴。
会议确定，正式谈判的第一次会议于1951年7月10日上午10时在开城来风庄举行。